Le plus difficile est souvent d'estimer le temps que dure une tâche. Si la tâche est similaire à une tâche antérieure, réalisée par vous ou quelqu'un d'autre, vous bénéficiez d'une expérience, d'un apprentissage. Cela vous permet d'estimer une durée avec une erreur probable plus ou moins faible selon que les circonstances sont plus ou moins semblables. Par contre si vous n'avez aucune référence à une action antérieure vous devez utiliser votre créativité pour trouver une solution. Nous avons vu que dans ce processus, l'incubation pouvait exiger un temps très long de réflexion continue pour arriver soudain à une solution. Par exemple vous pouvez mettre trois mois pour trouver une solution en y réfléchissant de temps en temps dix minutes. La durée de la réflexion est de trois mois, le temps consacré à la réflexion est de deux heures. Il ne sert à rien d'inscrire dans votre agenda que vous devez créer une solution pour telle date, par contre il est utile d'inscrire dans votre agenda les actions qui sont bien définies, afin d'avoir l'esprit libre pour utiliser votre créativité.

Lorsqu'on demande à quelqu'un combien de temps dure une tâche, en général sa réponse est "je ne sais pas". Peut être a-t-il peur de s'engager, de faire une erreur. Mais alors il devrait dire "je ne sais pas exactement", ce qui est vrai, la durée exacte ne sera connue qu'après la réalisation de l'action. Mais il a quand même une idée de la durée. Il peut estimer la durée minimum "a" qui lui est absolument nécessaire pour accomplir la tâche. Il peut estimer la durée maximum "b" pour laquelle il s'engagerait à accomplir la tâche. Connaissant ces deux durées, il peut estimer une durée médiane "m" qui correspond au temps qu'il estime raisonnable pour accomplir la tâche dans une situation normale. A partir de ces trois durées, on peut calculer une durée moyenne (a + 4*m + b)/6. C'est la moyenne des trois durées, mais on estime que la durée médiane a quatre fois plus de valeur, quatre fois plus de chance de correspondre à la réalité. Ce calcul est basé sur les probabilités et se vérifie plus ou moins pour un grand nombre d'actions, en général plus de trente. L'erreur commise sur l'estimation de la durée d'une action est compensée par l'erreur commise sur la durée d'une autre action, toutes les erreurs se compensent plus ou moins. La somme des durées moyennes de chaque tâche donne la durée moyenne totale de l'action, c'est à dire qu'il y a 50% de chance que la totalité des tâches soit réalisée dans ce temps moyen. On choisit 50% de chance parce qu'une valeur supérieure exigerait plus de moyens, ce qui en général n'est pas rentable. En pratique on constate que même si les durées sont estimées sur base d'une expérience passée, le résultat sera atteint avec un retard d'environ 10%. Il n'est pas souhaitable d'inclure ce retard dans l'estimation des durées dans l'espoir d'obtenir une prévision de durée plus exacte. En effet ces durées sont des objectifs et s'ils sont plus faciles à atteindre, il est probable que l'énergie que l'individu y consacrera sera plus faible, ce qui créera un retard supplémentaire.

Maintenant que je dispose d'une liste des tâches et que je connais leur durée, pour connaître la durée totale de l'action je dois ordonner mes tâches, c'est à dire savoir si pour commencer une tâche je dois d'abord avoir terminé une autre. Pour ordonner mes tâches je peux utiliser un graphe, un diagramme dans lequel chaque tâche est représentée par une flèche dont le début et la fin porte un numéro. Le nombre indiquant la fin de la tâche doit toujours être supérieur au nombre indiquant le début. Si toutes mes tâches sont séquentielles je peux les représenter par le graphe suivant.

Cette méthode de planning est la méthode PERT. C'est la seule qui vous permet d'organiser vos actions. Malheureusement elle est très peu utilisée. Si vous gérer un projet de centaines de tâches accomplies par de nombreuses personnes, il est probable que vous utiliserez cette méthode avec un ordinateur puissant. Mais si votre projet ne comporte que quelques tâches vous estimerez que faire tous ces calculs ne vaut pas la peine. Il existe pourtant un programme simple à utiliser, MinuteMan que vous pouvez obtenir sur Internet pour 50$.

diagramme de PERT

Le diagramme de PERT peut être utilisé pour appliquer la méthode FAST. En partant de la droite vers la gauche, pour chaque tâche, on pose la question "pourquoi accomplir cette tâche?"; la réponse doit être la ou les tâches suivantes. En partant de la gauche vers la droite, pour chaque tâche, on pose la question "comment accomplir cette tâche?"; la réponse doit être la ou les tâches précédentes. Si la réponse ne convient pas, c'est soit qu'il manque des tâches, soit que les liens entre tâches ne sont pas valables. Avec le programme MinuteMan il est facile de modifier le tableau d'entrée et de vérifier la suite des tâches dans le diagramme de PERT.